近年、個人に合わせた多様で新しい働きを目指して「フリーアドレスオフィス」が注目されています。
しかし導入方法を誤るとさまざまなトラブルが起きることやむしろ非効率になることもあり失敗例も散見されます。
そこで今回の記事では、そんな「フリーアドレスオフィス」の失敗例から、導入するためのポイントをご紹介します。
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フリーアドレスオフィスとは
「フリーアドレス」というと本来は住まいのフリーアドレス化やライフスタイル全般の広義の意味を持ちますが、今回は頻繁に使われている「フリーアドレスオフィス」にフォーカスして紹介します。
従来は企業内の社員は指定された固有の座席を持って、自席で仕事を行うことが一般的でした。
しかし、現在注目されている「フリーアドレスオフィス」は社員が固有の自席を持たずに自由に席を選択し、仕事のできるオフィススタイルになっています。
これにはさまざまなメリットがあるため導入する企業が増えています。
また、今までの日本は製造業が盛んで単純労働と呼ばれる仕事が比較的多くありました。
しかし、現在は知的労働と呼ばれ知的生産物を作ることにフォーカスしている企業が多いのです。
この知的生産物を作るため「フリーアドレスオフィス」は非常に効果的です。
フリーアドレスオフィスのメリットは？
それでは、どのような点が知的生産物の創造に効果的で導入する企業が増えているのかについてそのメリットとともに紹介します。
コミュニケーションの活性化
知的生産物の創造を促進する最も大きな要因はコミュニケーションなど、外的要因との関わりです。
既存のオフィススタイルでは同じ部署の社員とコミュニケーションを取るだけで仕事は完結してしまう場合が多くありました。
しかし、フリーアドレス化によって、今まで関わりのなかった部署や人々と隣り合うことによって、コミュニケーションの活発化につながります。
また、コミュニケーションをとることによって互いに刺激し合い、新たなアイデアやプロジェクトが立ち上がります。
そして、部署の垣根を超えた関わりによって会社としてのスキームでも一体感が生まれ、プロジェクトへのポジティブな効果も期待することができます。
生産性アップ
自由に席を決めて仕事をすることによって、チーム編成やプロジェクト単位での進行がスピーディかつ効率的に行えるようになります。
従来のオフィススタイルではその部署ごとに仕事内容が決まっていることが多くありました。そのため部署という垣根を超えてチーム編成を行うにはそれぞれの部長との相談や企画など、時間的な弊害を被ることが頻繁に発生していました。
その弊害がなくなることで生産性のアップにつながるのです。
また、自席を持っている場合と比べ、周囲からの適度な緊張感を持ち刺激を受けることで生産性のアップに良い影響が出るのです。
コスト・スペース削減
従来のスタイルでは、社員全員が職場に集まり仕事をすることが一般的でした。
しかし、インターネットの普及によって在宅ワークが可能になり、自宅でも作業することができるようになっています。
つまり、職場に足を運ぶ必要性が減ったため、従来のような社員全員が入るオフィスは必要無くなったのです。
そして、「フリーアドレスオフィス」によって固定席がなくなることで必要最低限のオフィスで事足りるようになったのです。
これによって家賃や光熱費を抑えることができるためコストの削減にもつながります。
ペーパーレス化でセキュリティ向上
固定席の場合、紙媒体の書類を放置しセキュリティ面で不安を抱えることもしばしばあります。
盗み見が行われたり、盗まれたりと社外秘の情報が流失することで思わぬ事故や事件につながることもあります。
情報化社会と言われて久しい現在は、その情報は予想以上に大きな力を持っているのかもしれません。
フリーアドレス化によって最低限のスペースしかなくなれば、必要以上の情報を残しておくわけにはいかないため、不必要なものは処分されます。
これによってペーパーレス化が進みセキュリティ向上にもつながります。
フリーアドレスオフィスの失敗例
先述したように「フリーアドレスオフィス」の失敗例も散見されています。ここからはその具体的な例を挙げてご紹介してきましょう。
事務職が中心で電話対応が多い
電話対応の多い企業では、基本的に社員が社内の電話受けにいる必要があるため、「フリーアドレス 」には不向きです。
自由に動き回っていては効率的な電話対応はできません。
また、社内にいる社員が電話対応に追われ、モチベーションの維持が困難という場合があります。
軽視されがちな電話対応ではありますが、さまざまな部署の認知が必要でマルチな能力が求められます。
さらに、一本の電話で企業イメージの悪化にもつながる場合があるのでフリーアドレス化によってモチベーション維持やマネジメントが必要になってきます。
クリエイターが中心でデスクトップが必要
パソコンの技術がいくら進歩しているとはいえ、ノートパソコンやタブレットのように比較的小さなデバイスでは作業が非効率な仕事もあります。
クリエイターやデザイナーなどデスクトップで作業する方が効率的な仕事は、フリーアドレス化によって固有の席が失われると、逆に生産性が悪くなってしまうという可能性も危惧しなくてはなりません。
クラウド環境が整っていない
データを共有するクラウドの整備が未熟な企業でも失敗する可能性が高いです。
どこにいても必要な情報やデータにアクセスすることができなくては非効率になってしまいます。
クラウド管理にはスピードやセキュリティ面なども考慮しなくてはならず、その点を曖昧なまま導入するとむしろ社員のストレスになってしまいます。
フリーアドレス導入で失敗しないために
それではどうすればフリーアドレス導入で成功できるのかについて、そのポイントを解説していきます。
クラウド環境に慣れる
企業によっては依然としてクラウドへの対応が整っていない企業も存在しますが、いきなり導入することは困難です。
しかし資料や情報共有のペーパーレス化を行うことや、電子メールではなく手軽なチャット式のアプリを導入するなど比較的導入しやすい部分から少しずつクラウド環境に慣れさせていくことがポイントです。
フリーアドレスを導入する目的を明確にする
社員のモチベーション維持やマネジメントを行うにあたって、その目的化が非常に重要です。
会社が仕事に対する指針を構築することで、社員のモチベーションの向上や目的意識が明確になり、それに従った言動を取るようになります。
またフリーアドレス化を行う理由を改めて見直していきましょう。単に導入したいというマインドでは失敗する可能性が非常に高いです。
それほどに既存のスキームを変えることは簡単なことではないのです。
失敗例を理解してフリーアドレスオフィスを導入しよう
今回の記事ではフリーアドレスオフィスのメリットや失敗例、導入のポイントを紹介ました。
さまざまなメリットがあることによって導入する企業が多いのは事実ですが、曖昧な目的のままでは導入するハードルが極めて高いです。自分の企業のスタイルと照らしあわせて導入の参考にしてみてはいかがでしょうか。
