法人カードは日々の業務負担軽減におすすめ！経費管理に役立つ活用術を紹介

Asuka

企業の経営者や個人事業主は、法人カードを導入することで普段の経費管理にかかる負担を軽減することができます。
今回は法人カードの活用術を紹介します。業務軽減の方法をチェックしてみてください。

経費管理は事業の大きな負担となる

実は事業に欠かせない経費管理は、日々の業務を圧迫する負担のひとつとなっています。
マネーフォワードの行った2015年の調査によると、1ヶ月あたりの経費申請に平均1時間以上の時間をかけている企業が多く、4人に3人は経費精算業務をわずらわしいと感じているようです。

たとえば

・領収書の手入力による管理
・申請された経費のチェック作業
・小口現金からの支払い作業
・経費が正しいかどうかの確認

といった作業がわずらわしさの原因となっていて、円滑な事業を妨げることにつながっています。

特に従業員数の少ない企業や個人事業主ほど、手書きやエクセルといった手間のかかるスタイルで経費管理を行っていることが多くなっています。
単純に人数が少ないことから経費管理が負担になりやすく、日々の業務に食い込むことが増えてしまうのです。

このように多くの経営者や個人事業主が、本来の仕事ではない経費管理に追われて、スムーズな仕事ができなくなると感じているのです。
それは結果的に優先すべき業務を後回しにしたり、不利益な残業の原因となったりするでしょう。
だからこそ企業の経営者や個人事業主は、経費管理の作業を最適化するための対処が求められます。

経費管理の負担をそのままにしておくデメリットとは？

経費管理は小さな作業であるため、その負担に気づかないまま放置してしまうパターンが多いです。
しかし、負担をそのままにすればいつまでも問題は解決せず、デメリットが大きくなるでしょう。

たとえば経費管理の問題を放置するデメリットには、以下のようなものが考えられます。

・経費に労力を割いてしまい、やるべき仕事にかける時間が減少する
・経費の立替が増えることによって、従業員に金銭的な負担がかかる
・継続した負担によってミスを誘発し、より負担が大きくなる

このようなデメリットは少しずつ大きくなり、いずれは経営に打撃を与える可能性も出てきます。
決して直接的ではないにしろ、その影響力は無視できないものになるでしょう。

法人カードを活用することが業務負担の軽減につながる

上記で解説したような経費管理の負担は、法人カードを上手に活用して業務軽減を行うことで解決に導くことができます。
法人カードとは、企業の経営者や個人事業主向けに作られているクレジットカードです。
事業に関する支払いに利用でき、経費業務軽減や支払いサイクルの整備などといった効率化につなげることができます。
「経費管理に毎日のように追われてしまうことが悩み」「今現在かかっている経費管理の時間をもっと有意義に使いたい」
そんな人は法人カードを使って、経費管理の業務軽減に必要な環境整備を進めることがおすすめです。

法人カードの経費管理における活用術

経費に必要な業務軽減を実現するには、法人カードの活用術を把握することが重要です。
法人カードを通常のクレジットカードと同じように使っているだけでは、効率良く業務軽減につなげることができません。
以下を参考に法人カードの活用術を確認し、実際の事業に導入してみてください。

経費の支払いを月一でまとめて簡略化する

法人カードを使って支払った分は、月に1度の口座振替によって精算されます。
そのため普段から経費の支払いを法人カードに一本化してしまえば、振り込み等の精算業務を月に1回だけで済ませることができるのです。
キャッシュフローが管理しやすくなり、振り込み費用も抑えられるため、複数のメリットを同時に得ることができます。

細かな経費の出費は見逃してしまいがちですが、月に1度まとまって経費として引き落とされるようになれば、その増減を確認しやすくなります。
無駄な出費を発見するきっかけにもなるので、法人カードを導入して会社の経費をまとめる活用術は要チェックです。

データ化を行って計上漏れや請求漏れを防ぐ

法人カードを使って経費の支払いを行えば、使われた内容がデータによって透明化されるため、計上漏れや請求漏れを防ぎやすくなります。
カード払いの結果は明細書に記録されるので、万が一領収書や請求書の紛失などがあっても対応しやすいです。
法人カードを使う際には支払い明細書などをデータ化し、ケアレスミスを防ぐように努めるのが一つの活用術になります。

経費管理の業務において、後になってからの計上などは担当者の大きな負担になります。
突発的な経費の計上が常習化すれば、職場のルールが曖昧になって従業員が混乱することになるでしょう。
そういった可能性をなくすためにも、法人カードの支払いを導入することはおすすめされます。

従業員カードを使って経費をまとめて管理する

法人カードは追加で従業員用のカードを発行できるため、別々の場所にいながら同じカード情報からの支払いに統一することができます。
従業員がそれぞれ経費を支払う場合には、従業員カードを発行していつでもどこでも会社名義での支払いを行えるようにしてみましょう。

カードを全員で使うようにすれば、従業員が一時的に経費の支払いを負担することはなくなります。
それは不正な経費計上などを防いだり、小口現金での処理を簡略化したりすることにもなります。
法人カードは経営者がひとりで使うのではなく、従業員全員で共有するのが上手な活用術になるでしょう。

個人事業主はプライベートと切り分けることも可能

個人事業主の場合、法人カードを使って経費の支払いを行うことで、完全にプライベートでの出費と切り分けることができます。
事業と関係のない買い物は自分のクレジットカードで、会社関連の経費は法人カードでといった形にしておけば、確定申告などがやりやすくなるでしょう。
事業の支払いと自身の支払いが一緒になっているなら、法人カードを会社用として採用する活用術がおすすめです。

法人カードならライフカードビジネスライトがおすすめ！

法人カードによる業務軽減を考えるなら、ライフカードビジネスライトの利用がおすすめです。
シンプルに使えるライフカードビジネスライトであれば、導入後スムーズに経費にかかる業務軽減に利用できます。

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