フリーアドレスオフィスをすでに導入、これから導入を検討している人もいると思います。
近年、座席を固定しないフリーアドレスオフィスを導入する企業の登場により、以前に比べて多様な働き方が増えている傾向にあります。
しかし、フリーアドレスオフィスの導入は、本当に自社にメリットをもたらしてくれるワークスタイルであるのか疑問に思っている人も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事では、フリーアドレスオフィスの導入には具体的にどのようなメリット、デメリットがあるのかを中心に紹介していきます。
フリーアドレスとは？メリット・デメリット、おすすめサブスクリプションサービスを紹介
フリーアドレスオフィスとは
「フリーアドレスオフィス」とは、オフィスに固定の席を設けず、共有のデスク、フリースペースを用意し、それぞれが好きな場所で仕事ができる環境にすることです。
「フリーアドレスオフィス」の始まりは、日本の狭いオフィスにできるだけ多くの人員を入れられるよう、1990年代に営業などの基本的に社外で活動する社員を多く雇用している企業が始めた制度だったのですが、定着することはありませんでした。
しかし近年では、「フリーアドレスオフィス」は新しい働き方として、注目されています。
フリーアドレスが注目される理由
若い世代を中心にワークスタイルが多様化しており、コミュニケーションの仕方の変化や、社内の連携がより必要になっており、それに伴いオフィスの環境にも変化が求められています。
また、近年の日本企業の労働環境での多様な問題の発生原因の解決方法としての期待や、生産性の向上や、コストの削減などの効果を見込むことができることなどから、フリーアドレスが注目されるようになりました。
このようなことから、日本企業においてもフリーアドレスの存在の必要性が高まり、フリーアドレスを導入する企業が増加傾向にあるようです。
フリーアドレスオフィスのメリット
フリーアドレスは、ワークスタイルの多様化により、求められるニーズに対応するための仕組みとして機能しやすいです。では、この仕組みにはどのようなメリットがあるのか紹介します。
コミュニケーションの活性化
従来の座席固定のオフィスと比べて、座席が変わることで、これまで関わることがなかった他部署の社員や上司と隣り合わせになるより、部署や役職を越えてのコミュニケーションの活性化を促すことにより、会社全体での一体感が高まることが期待できます。
この試みにより、従来の働き方では生まれなかった複数部署による新たなコラボレーション事業のアイデアの発案や、上司とのコミュニケーションが改善される可能性があります。
生産性アップ
従来のように座席固定のオフィスでは、業務のマンネリ化が発生し、集中力の持続が難しく気が緩みやすい傾向があります。
適度な刺激を与えることによって、集中力を途切れさせることなく業務を行うことができるので、固定席でだらけることなく、毎日の整理整頓が必須化されることなどにより、業務の生産性を向上させることが可能になります。
コスト・スペース削減
営業などの基本的に社外で活動する社員を多く雇用している企業の場合には、人数分のデスクの必要性は高くありません。
そのため、フリーアドレスを導入によって、オフィスにフリースペースを生みことができ、個人用スペースの代わりに、コミュニケーションのためスペースを設けることも可能になります。
また、人事・部署移動や社員の流入があっても設備を変更する必要がなくなるので、人員の移動にも柔軟に対応でき、レイアウト変更にかかるコストも削減できます。
ペーパーレス化でセキュリティ向上
紙ベースの文書管理や情報共有をそのままにフリーアドレス化を実施するのは不便なので、ペーパーレス化が進むことになります。
それに伴い、資料の保管スペースがなくなるので自然とデータベースに保管され、重要資料の紛失や社外への流出を防ぐことができます。
また、情報のレベルに応じてアクセス権を設定するなどの対策を行うことによりセキュリティを向上させることができます。
フリーアドレスオフィスのデメリット
フリーアドレスは、社員と会社双方にメリットがあります。この仕組みを実施するにあたって以下のようなデメリットがあります。
集中しづらい
職種や作業内容、または個人の性格によっては、フリーアドレスオフィスの距離感をストレスに感じる人もおり、集中力が落ちてしまい効率が悪くなることが考えられます。
このような場合に対応して、フリーアドレスオフィスとは隔離した一定のスペースを用意すれば、フリーアドレスの短所を補った上で、効率の低下を防ぐことができます。
従来の管理体制では対応しづらい
フリーアドレスオフィスでは、社員同士の居場所を把握しきれないことが多く、業務上のやり取りなどがやりにくいという問題が発生する可能性があります。
また、どこに誰がいるのかわからない事から、必要な情報の共有を行うことが難しいという問題もあります。
業務上のコミュニケーションが取れない状態は避ける必要があり、解説策として以下の方法があります。
専用の社内チャットを設ける
業務上のコミュニケーションが取れない状態は、避ける必要があり、解説策としては、社内での業務上の連絡方法を専用の社内チャットツールを利用するように変更し、仕事のやり方を変える必要があります。
専用の社内チャットを設けることによって、しっかりと社員同士の居場所を把握ができ、必要な情報もうまく共有できるようになります。
フリーアドレスオフィス導入でメリットを生み出す
ここまで、フリーアドレスオフィスのメリット、デメリットについて紹介しました。
今回の記事のポイントは、
フリーアドレスオフィスのメリットとしては、
- コミュニケーションの活性化
- 生産性アップ
- コスト・スペース削減
- ペーパーレス化でセキュリティ向上
などがあること
フリーアドレスオフィスのデメリットとしては、
- 集中しづらい
- 従来のマネージメント方式では対応が難しいなどの問題があるが、フリーアドレスオフィスとは隔離した一定のスペースを用意し、専用の社内チャットを設けることにより解決できること
上記のポイントを参考して、フリーアドレスオフィス導入を検討すると良いでしょう。
